Dekkingsplan: de financieringsmix

Je begroting is je projectplan in cijfers. Beoordelaars van fondsen kunnen in één oogopslag zien wat jij van plan bent te doen zonder zelfs maar in je projectplan te kijken. Voor het dekkingsplan geldt hetzelfde. Ze willen via de cijfers zien welk draagvlak er is voor jouw plan, of de financiële dekking van je plan realistisch is opgezet en of jij er zelf in investeert. Maar wat is een goede dekking? Ik neem ik je mee in mijn ‘drie-eenheid’ en geef jou een voorbeeldbegroting als download.

Eigen inkomsten

Bovenaan zet je de eigen inkomsten. Vrijwilligersorganisaties kunnen daar meteen laten zien wat zij waard zijn en welk maatschappelijk draagvlak er is.

Kapitalisatie vrijwilligersuren

Bepaalde uren kun je ‘kapitaliseren’: als bijvoorbeeld de projectleiding, vrijwilligerscoördinatie of administratie uitgevoerd wordt door een vrijwilliger. Dit zijn cruciale taken voor een project, waarvan je wilt laten zien dat ze uitgevoerd worden én dat daar normaal een geldbedrag voor gevraagd wordt. Posten als gastvrouw of -heer laat ik achterwege.

De uren en het uurtarief voor de taken neem je op in de begroting. Hetzelfde bedrag neem je op in het dekkingsplan. Als uurtarief hanteer ik vaak een symbolisch bedrag van ongeveer 25 euro. Lees de regels van de fondsenverstrekker goed door: soms mag je deze uren wel en soms niet opnemen en soms stellen ze een limiet aan het uurtarief dat je op mag nemen.

Eigen financiële bijdrage

Naast de inzet van manuren wordt een eigen financiële bijdrage zeer gewaardeerd door fondsenverstrekkers. Zelfs een klein potje dat je hebt opgebouwd in de voorgaande jaren maakt een verschil.

Inkomsten

Vervolgens laat je zien welke inkomsten je verwacht uit entree of afname van producten. Hoeveel bezoekers je daadwerkelijk ontvangt is natuurlijk gissen. Probeer een realistische inschatting te maken van de bezettingsgraad. Een uitverkochte tentoonstelling is nauwelijks haalbaar, maar misschien 75% wel.

In het voorbeeld heb ik een educatiepakket opgenomen. Daarom staat in de dekking welke inkomsten vanuit scholen verwacht worden. Mocht je wel een educatiepakket hebben, maar scholen dragen daar niet aan bij, denk dan nog een tweede keer na: kan een school echt verwachten dat jouw pakket gratis is? De boodschap die fondsenverstrekkers er uithalen is dat de activiteit misschien niet waardevol (genoeg) is.

Sponsoring

De tweede post is sponsoring. Bijvoorbeeld door lokale bedrijven die jouw project ondersteunen. Hier toon je weer dat belangrijke maatschappelijke draagvlak aan. Denk daarbij ook aan de locatie, die de zaal gratis beschikbaar stelt. Of die ene vrijwilliger die grafisch vormgever is en nu de vormgeving voor jouw activiteit doet. Vraag wat dat normaal kost en neem het op in je begroting en dekkingsplan.

Subsidies en fondsen

Als laatste laat je zien welke fondsen je project ondersteunen. Maak daarbij (in ieder geval voor jezelf) een onderscheid tussen publieke en private fondsen. Publieke fondsen zijn financiering vanuit de overheid. Denk aan de gemeente, provincie of de zes rijksoverheidsfondsen. Private fondsen zijn bijvoorbeeld het VSB Fonds, Prins Bernhard Cultuurfonds of de Emmapleinfoundation.

Laat weten welke aanvragen in welk stadium zitten. Zijn ze nog in behandeling, of zijn ze al toegezegd? Als je een toezegging binnenkrijgt terwijl ergens anders nog een aanvraag loopt, stuur dan een mail door met een update. De financiële dekking van je project wordt daardoor steeds realistischer, waardoor fondsen sneller geneigd zijn om een positieve toekenning te geven.

De juiste mix

Fondsenverstrekkers willen graag een goede financieringsmix zien. Zijn de eigen inkomsten, sponsoring en bijdrages van publieke en private financiers in balans? Of zijn er opvallende gaten, zoals niet-betalende afnemers en nul eigen bijdrage? Dan gaan zij jouw aanvraag niet honoreren. Dit kan je van tevoren onderzoeken en voorbereiden, zodat jouw aanvraag een grotere kans maakt.

Tot slot

De voorbeeldbegroting die je gratis kan downloaden gebruik ik voor bijna elk project. Hij is makkelijk in gebruik en overzichtelijk. Bovendien is deze voor veel verschillende type projecten te gebruiken. Voel je vrij om dit voorbeeld te gebruiken.

Loop je vast en kan je wel wat hulp gebruiken? Neem dan contact op.