Fondsenstrategie; het overzicht behouden

Zodra je besluit te gaan fondsenwerven, begint de uitdaging om overzicht te behouden. Welke fondsen heb je in het verleden al eens benaderd, welke fondsen passen bij welk onderdeel van je plan en wat is de status van lopende aanvragen? Ik gebruik hiervoor een excel-format om alles bij te houden. Het is een handig middel voor projectmanagement en ik kan hiermee makkelijk communiceren met bestuursleden en projectleiders.

Strategie in drie fases

Op elk moment zijn fondsen in drie fases in te delen: de strategie, een inventarisatie en de historie. In het format zie je deze fases terug in de tabbladen.

De inventarisatie is een enorme lijst met fondsen waarvan je denkt dat ze aansluiten op jouw stichting of werkpraktijk. Het is een overzicht die je telkens weer aanvult, aanpast en laat groeien. Het is jouw eigen database.

Uit deze lijst put je voor de strategie; de actieve fase van je fondsenstrategie. Van jouw lopende projecten staan hierin jouw definitieve keuzes: bij welk fonds vraag je aan, welk bedrag en wat is jouw planning? Je houdt de status bij van lopende aanvragen.

Als laatste houd je de historie bij. Hierin staan alle aanvragen en uitslagen die je hebt gedaan. Zorg ook voor notities over de feedback die je per fonds hebt gekregen. Zo kan je in de toekomst makkelijker kiezen waar je opnieuw of juist niet weer een aanvraag gaat indienen.

Fondsen in detail

Welke details houd je per fonds bij? Alle fases bestaan uit dezelfde tabel met dezelfde koppen. Per fase zal je misschien niet elk detail in kunnen of willen vullen, maar zo kan je wel makkelijk copy-pasten. Elke regeling krijgt een eigen rij waarin je de details zorgvuldig ontleedt.

Over de organisatie

Over welke organisatie en welke regeling hebben we het? Vergeet ook niet de website in te vullen, zodat je de regeling altijd weer terug kan vinden.

Haakjes

Mogen alleen stichtingen of ook ZZP’ers een aanvraag doen? Zijn er eisen aan de regio waarin je actief bent, een doelgroep die ze belangrijk vinden of focussen ze op een specifieke kunstdiscipline? Ook is het goed om bij te houden of ze vooral cultuurparticipatie of juist artistieke kwaliteit nastreven.

Dit noem ik ook wel de ‘haakjes’. Elk project heeft vaak weer een eigen karakter, met eigen haakjes. Vaak is er wel een rode draad in jouw stichting, bijvoorbeeld ‘erfgoed’. Maar de invalshoek verschilt per project: de ene keer ontwikkel je een onderwijspakket en de andere keer een geef je kunstopdracht naar aanleiding van een archeologisch object. Dan zoek je in jouw database dus naar fondsen met een haakje doelgroep ‘onderwijs’ of ‘professionele kunsten’.

Eisen indienen

Vervolgens zoek ik naar de specifieke eisen voor het indienen van een aanvraag. Zijn er deadlines, zoals het moeten indienen vooraf aan een vergadering of vooraf aan de start van jouw project? Wat zijn de maximale percentages of bedragen die je mag aanvragen?

In je inventarisatie houd je de algemene of minimale en maximale eisen bij. In je strategie en historie spits je dit toe op de realiteit: je stelt voor jezelf een deadline op en houd het daadwerkelijk aangevraagde of toegezegde bedrag bij.

Gegevens aanvraag

Ook is er ruimte om de gegevens van specifieke aanvragen bij te houden. Zoals het bedrag dat je daadwerkelijk hebt ontvangen, een kenmerk van de gever, hun eisen rondom de verantwoording, de contactgegevens en ruimte voor opmerkingen.

Je eigen draai

Een format verwijst vaak naar een gemiddelde: juist iets dat niemand precies past. Een format geeft je houvast en een uitgangspunt om zelf aan de slag te gaan. Gebruik het en pas het aan naar jouw wensen en behoeftes.

Wil je liever onder begeleiding hiermee aan de slag? Kijk dan eens naar mijn workshops of neem contact op.