Van duidelijke doelen naar relevante resultaten

Wanneer je een project initieert heb je altijd een doel: een mooiere wereld, een tolerantere maatschappij of meer wonderlijke kunst. Je weet pas of je project geslaagd is, als je doelstelling helder is bij aanvang. Niet alleen het succes van je project, ook het succes van je fondsenwerving is hiervan afhankelijk. Projectplannen zonder duidelijke doelstelling belanden doorgaans op de NEE stapel en dat kan je voorkomen door heldere doelen te stellen en deze te realiseren.

Duidelijke doelen stellen

Je wil bij een fondsaanvraag dus duidelijk je doel in kaart kunnen brengen. Een doel geeft aan wat je in de toekomst wilt bereiken. Misschien is dat wel ‘Een mooiere wereld’, maar dat is te abstract om een projectdoel van te maken. Die moet zo duidelijk mogelijk zijn. Maar wanneer is je doel duidelijk genoeg?

Speelgoedmuseum Kinderwereld

Als voorbeeld neem ik het Speelgoedmuseum Kinderwereld in Roden. Per jaar bereiken ze gemiddeld 20.000 bezoekers: een groot bereik voor een klein museum. Toch blijft het museum zoekende hoe ze hun bereik kunnen behouden en vergroten, immers hoe groter je bereik, hoe groter je maatschappelijke relevantie en je inkomsten.

Uit hun gegevens blijkt dat hun publiek bestaat uit gezinnen met jonge (klein)kinderen, basisscholen en af en toe wat gepensioneerden. Aanleiding genoeg om andere doelgroepen te betrekken en het publieksbereik meer divers te maken (wat niet geheel toevallig ook hoog op de agenda van overheidsfondsen staat). Het museum heeft daarom de volgende ambitie uitgesproken:

Speelgoed verbindt. Een halve eeuw geleden, vandaag en over vijftig jaar. Om onze waarde te behouden, hebben wij de lange termijn ambitie om nog meer dan nu een ‘inclusief’ museum te worden. Met die term bedoelen we dat wij proactief op zoek gaan naar nieuwe partners en publieksgroepen die samen met ons het museum willen vormgeven en betekenis geven.

Van ambitie tot doelstelling

Een mooie ambitie, maar nog geen doelstelling voor een project en zeker niet SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden). Daarom heeft het museum de keuze gemaakt voor een specifieke doelgroep waarvan ze overtuigd zijn dat er kansen liggen: in dit geval jongeren en jongvolwassenen (leeftijd 12 – 25). Daarom is een kansrijk partnerschap gestart met een regionaal MBO-college. Uit gesprekken bleek dat de studenten vooral op zoek zijn naar ‘levensechte ervaringen’: geen fictieve schoolopdracht maar aan de slag met ‘echte’ taken die voor het museum belangrijk zijn. Ze kwamen uit bij het volgende doel:

Studenten van het vak ‘Productiehuis’ van het Noorderpoortcollege dragen verantwoordelijkheid voor de Promotie en Kinderactiviteiten van de tijdelijke tentoonstelling 2020/ 2021 van Speelgoedmuseum Kinderwereld.

Misschien valt je op dat dit een heel ‘klein’ doel is. Een hele specifieke doelgroep, die ook nog eens verbonden is aan één vak van één MBO-college voor één tijdelijke tentoonstelling. Dat is juist de kracht van dit doel. Het is concreet en afgebakend: de stap naar een meer ‘inclusief’ museum is immens, terwijl het betrekken van zo’n twintig studenten een heel realistische stap is: beslist een stap voorwaarts wat betreft de lange termijn ambitie.

Duurzame impact

Bij het stellen van je doel is het aan te raden om ook stil te staan bij de duurzame impact van een project. Hoe draagt je project duurzaam bij aan je organisatie? In het voorbeeld van Speelgoedmuseum Kinderwereld kan je bijvoorbeeld noemen dat het project ervoor zorgt dat de organisatie ervaring op doet met een nieuwe doelgroep. Of dat je relatie met de MBO school een duurzaam karakter heeft. Of dat je door het bereiken van deze nieuwe doelgroep uiteindelijk een duurzaam effect creëert in publieksbereik: de studenten kunnen na tien jaar terugkomen met hun jonge gezin.

Resultaten: doel behaald?

De resultaten geven aan wat er uiteindelijk gerealiseerd is wanneer je project ten eind loopt. In het geval van het Speelgoedmuseum werd er in de doelstelling genoemd dat de studenten verantwoordelijk zijn voor promotie- en kinderactiviteiten. Aan het einde van het project bekijk je dan of de volgende subdoelstellingen gehaald zijn:

• een X-aantal studenten hebben deelgenomen;
• studenten hebben de poster, flyer en online uitingen vormgegeven;
• studenten hebben een kinderactiviteit ontwikkeld en uitgevoerd;
• studenten hebben zich een wezenlijk onderdeel van de organisatie gevoeld;
• een goede relatie met (de docenten van) het Noorderpoort is opgebouwd.

In de culturele sector kom je vaak doelen en resultaten tegen die misschien niet zo makkelijk meetbaar zijn. Hoe meet je of een student zich ‘wezenlijk onderdeel van de organisatie’ gevoeld heeft? Dit kan onder andere door het gesprek aan te gaan of een enquête af te nemen bij de studenten. Zijn de uitkomsten positief? Dan is je doelstelling behaald.

Doelstelling concreet maken lastig? Zeker niet! Maar wel onontbeerlijk voor een goed projectplan. Kom je er zelf niet uit? Neem contact op om te horen wat ik voor je organisatie kan betekenen.