Subsidie ontvangen en project gewijzigd? Dit kan je doen.

Wat gebeurt er als je subsidie hebt gekregen van een fonds en je plannen veranderen? Bijvoorbeeld als je festival vanwege een storm wordt afgelast of wanneer je niet genoeg financiering binnen hebt gehaald om je ideale situatie te realiseren. Nu, met de Coronacrisis, lopen ontzettend veel culturele projecten in de soep. Concerten die niet doorgaan, festivals die worden afgelast en musea die noodgedwongen dicht blijven. Wat kan je doen in deze situatie?

Corona en haar maatregelen

Voor de culturele sector begon de Coronacrisis in maart toen bijeenkomsten met meer dan 100 mensen niet langer toegestaan werden. Evenementen en musea kregen het meteen zwaar. Juist nu de lente aangebroken is en veel culturele organisaties schoolreisjes verwelkomen en festivals organiseren. Medio maart werden de regels nog verder aangescherpt en lijken nu tot minimaal juni van kracht. Volksgezondheid voorop en dus worden publieksprojecten afgelast.

Reactie fondsen

Wat gebeurt er nu met je toegekende of aangevraagde financiering vanuit fondsen? De overheersende reactie is: coulance. Zowel vanuit publieke als private fondsen.

Het Mondriaanfonds schrijft bijvoorbeeld: “Als aanvrager hoef je je geen zorgen te maken als je project niet doorgaat door het coronavirus. Je kunt dan gewoon rekenen op financiering zoals die is toegezegd. We gaan er dan wel vanuit dat alle betrokken partijen die begroot zijn voor de totstandkoming van het project (denk aan kunstenaars, freelancers, auteurs etc.) gewoon betaald worden, ook als een bijdrage door hen niet geleverd kan worden.”

En het Fonds Podiumkunsten zegt er dit over: “ […] uitstel, aanpassingen of verplaatsing van de activiteiten [wordt] in principe worden geaccepteerd. Dat geldt ook voor het vergoeden van reeds gemaakte kosten indien de activiteiten niet meer kunnen worden uitgevoerd.”

Tot slot is dit de stelling van het VSB Fonds: “In principe vorderen we dat deel van de donatie terug dat nog over is op het moment dat jullie je project hebben moeten annuleren. Dus alle tot dan toe gemaakte kosten (inclusief de kosten die eventueel verbonden zijn aan het afzeggen van een evenement) vragen we niet terug.”

Uit deze citaten blijkt dat de fondsen vooral mee willen denken met jouw situatie. Veel fondsen zien in dat juist nu liquiditeit belangrijk is. Zelfs als je evenement is afgelast, kan het zo zijn dat je gewoon je financiering krijgt. Het idee is dat de culturele organisatie hiermee overeind blijft, en via jouw organisatie ook lokale ZZP’ers.

Andere fondsen zijn voorzichtiger. Zij kijken wel naar je gemaakte kosten, maar verwachten dat je geen extra financiële verplichtingen meer aangaat en een eventueel resterend bedrag terug geeft. Ook kan het zijn dat zij kritischer meekijken naar welke mogelijkheden je hebt overwogen qua verzetten.

Wat moet je doen?

In het kort:

• Kijk bij elk fonds wat de actuele regels zijn;
• Overleg met alle betrokkenen en kijk wat de mogelijkheden zijn;
• Hak de knoop door en communiceer ook dit duidelijk naar alle betrokken partijen.

Reguliere situatie: wat als je plannen veranderen of afgelast worden?

Ook zonder Corona kan er van alles gebeuren. De natuur die jouw festival in de weg zit, onvoldoende financiering of cruciale partners die zich ineens terug trekken. Wat betekent dat voor de fondsen die al een toekenning hebben gedaan?

Voorbereidingen

Het is altijd goed om deze situatie zo min mogelijk je te laten overvallen. Je kan met verschillende scenario’s rekening houden. Voor een buitenevenement is het logisch een verzekering af te sluiten. Je weet immers nooit zeker wat het weer doet.

Ook kan je je voorbereiden op tegenvallende resultaten vanuit je fondsenwerving. Er zijn immers nooit garanties dat jouw crowdfunding, bedrijfssponsoring of subsidieaanvragen het maximale eruit halen. Stel daarom vooraf een minimale en maximale begroting op. In je ‘min begroting’ stel je vast wat je minstens nodig hebt om je doelen te behalen. Je ‘max begroting’ is je meest ideale (maar nog steeds realistische) begroting. Met deze begroting doe je de aanvragen. Door deze tactiek houd je zelf de controle, in plaats van je over te leveren aan het oordeel van fondsen.

Om cruciale partnerschappen veilig te stellen, moet je altijd een samenwerkingsovereenkomst opstellen. Ook wanneer je de andere organisatie volledig vertrouwt en er al veel vaker mee hebt samengewerkt. Stel op papier vast wat je van elkaar verwacht, welke verplichtingen er zijn en hoe bijvoorbeeld financiën verdeeld worden. Een aantal fondsen hebben hiervoor formats staan.

Wat te doen bij veranderingen?

Het belangrijkste blijft: communiceer en overleg. Medewerkers bij fondsen zijn ook maar gewoon mensen. Als zij zien dat jij actief voorbereid en denkt in mogelijkheden, dan zullen zij meedenkend reageren. Bij voorkeur zien ze dat jouw project gewoon doorgang vindt. Zij hebben immers ook hun eigen doelstellingen die ze zonder jouw project niet kunnen realiseren.

Vind je het lastig om te bepalen wat je moet doen in deze situatie? Ik denk graag kosteloos en vrijblijvend met je mee. Bel of mail me via: 06 18 43 85 41 of mare@marekiers.nl