Van A tot Z: de aanvraag bij een fonds

Je idee is helder en je bent klaar om fondsen te gaan werven. Het kan een hele klus zijn: de daadwerkelijke aanvraag bij een fonds. Je moet het fonds voorzien van de juiste informatie en ze willen weten hoe jouw project specifiek aansluit bij hun regeling. Door mijn jarenlange ervaring als fondsenwerver heb ik een werkwijze ontwikkeld die inspeelt op de veelvoorkomende eisen van fondsen. In dit artikel zet ik alles op een rij: hoe dien je een aanvraag in bij een fonds?

Alle documenten verzamelen

Voordat ik een aanvraag bij een fonds start, begin ik met de verzameling van benodigde documenten die bij praktisch elke organisatie gevraagd zullen worden. Ik besteed veel aandacht aan het opstellen van een uitgekiend projectplan, zelfs nog voordat ik op zoek ga naar fondsen. Hierbij is de juiste informatie en documentatie cruciaal.

Over het project

Je projectdocumentatie moet op orde zijn: heb je bijvoorbeeld een goed uitgewerkt projectplan? Een planning en begroting (met toelichting)? Zit je PR-plan goed in elkaar? Het lijkt oppervlakkig, maar ook de buitenkant is belangrijk. Een visueel verzorgd projectplan suggereert ook een verzorgde projectorganisatie.

Over de organisatie

Vervolgens willen de meeste fondsen ook de relevante gegevens van jouw organisatie hebben. Drie belangrijke documenten zijn: de statuten, een recent uittreksel van de KvK en je meest recente jaarverslag. Door deze documenten krijgt een fonds een kijkje in het functioneren van jouw organisatie. Ze kijken daarbij bijvoorbeeld naar de samenstelling van je bestuur of raad van toezicht. Ze vinden het belangrijk dat er een duidelijke taakverdeling is en geen belangenverstrengeling. Het jaarverslag laat daarnaast jullie reguliere activiteiten en financiële gezondheid zien.

Aanbieden met zorg

Aanbiedingsbrief

Of het expliciet gevraagd wordt of niet: ik stuur altijd een formele aanbiedingsbrief mee. Ik achterhaal aan wie deze geadresseerd dient te worden en in de brief stel ik de organisatie en het project voor. De meeste aandacht besteed ik aan hoe het project aansluit bij hun fonds: daarbij focus ik op een gedeelde missie of doelstelling. Ik probeer enthousiasme en urgentie over te brengen. De brief laat ik altijd ondertekenen door een bestuurslid of lid van raad van toezicht. Dit zijn de representanten van de organisatie en vaak ook de meest gerenommeerde namen.

Specifieke wensen

Als ik weet dat de juiste informatie en documenten aanwezig zijn, ga ik kijken wat het fonds precies wil. Zij laten dat vaak weten via hun website of het staat in de details van een regeling. Veel fondsen werken met een digitaal systeem, waarbij je stap voor stap alles upload en vragen beantwoord. Als ik geen informatie kan vinden, stuur ik alleen een aanbiedingsbrief, het projectplan met planning, de begroting en het PR-plan.

En daarna?

Na het indienen van je aanvraag is het (af)wachten. Grotere fondsen geven wel aan hoe lang ze gemiddeld bezig zijn met het beoordelen van de aanvraag. Vaak duurt dit minimaal twee tot drie maanden vanaf het moment van indienen. Een lange adem is dus een vereiste. Uiteindelijk krijg je waarschijnlijk als eerste een voorlopige beschikking. Hopelijk een positieve uitspraak, waarin staat wat je moet doen (vaak wordt er gevraagd om aanvullende documentatie) om de beschikking definitief toegezegd te krijgen en het bijbehorende bedrag gestort te krijgen.

De aanvraag van A tot Z in een notendop. Als ervaren fondsenwerver zijn voor mij de wegen bekend en de bijbehorende hordes neembaar. Vind jij of vindt jouw organisatie het lastig om een goede aanvraag in te dienen?  Dan help ik jou graag verder! Neem contact op via mare@marekiers.nl of bel naar 06 18 43 85 41.