De begroting: je project in cijfers

Je begroting is je projectplan in cijfers. Beoordelaars van fondsen kunnen in één oogopslag zien wat jij allemaal van plan bent te doen zonder zelfs maar in je projectplan te kijken. Hoe makkelijker leesbaar je begroting, hoe beter. Voor jezelf én voor de beoordelaars van een fonds. Maar wat is een goede structuur? Ik neem ik je mee in mijn ‘vier-eenheid’ en geef jou een voorbeeldbegroting in Excel als download:

Organisatie of overhead

Je begint altijd met de organisatorische kosten. Dit zijn de taken die uitgevoerd moeten worden om je project te draaien, die niet direct verband houden met het realiseren van doelen. Noem het de ‘metataken’. Denk aan de projectleider of een planontwikkelaar/ fondsenwerver zoals ik.

Ook als deze taken uitgevoerd worden door vrijwilligers neem je ze op in de begroting. Zo laat je zien dat er wel degelijk iemand verantwoordelijk is voor bepaalde belangrijke taken. De kosten neem je op als baten in je dekkingsplan.

Activiteiten

Vervolgens komen je activiteiten. Ook hier geldt weer: maak het zo duidelijk mogelijk. Vaak bestaat je project uit één hoofdactiviteit. In mijn voorbeeldbegroting is dat een tentoonstelling. Daaromheen loopt vaak een randprogramma. Bijvoorbeeld lezingen of een concertenreeks. In mijn voorbeeld heb ik educatie opgenomen. De kosten zet je zoveel mogelijk uiteen per subactiviteit.

Door de kosten tot in detail weer te geven krijg je inzicht in de kosten per (sub)activiteit. Je zal sneller zien of iets ‘uit de toon valt’. Als een randprogramma meer kost dan de hoofdactiviteit, moet je opnieuw kritisch kijken: kloppen je prioriteiten met je uitgaven? Daarnaast kan je makkelijker schakelen. Loopt de fondsenwerving minder goed dan gehoopt? Dan weet jij sneller wat wel of niet (in afgeslankte vorm) door kan gaan. Tot slot maak je het mogelijk fondsen per activiteit aan te vragen. Niet elke activiteit past bij elk fonds. Als je kijkt naar mijn voorbeeld, kan je voor de tentoonstelling aanvragen bij het Mondriaanfonds en voor de educatie bij het VSB Fonds.

Marketing

Geen enkel project kan zonder PR en marketing. Er is altijd wel iets vorm te geven, te lanceren of te verspreiden. Zolang de budgetten klein zijn, gooi ik ze vaak op ‘de grote hoop’. Werk je met een groter budget? Laat dan zien welk bedrag naar welke actie gaat, bijvoorbeeld je online of offline campagne.

Overige kosten

Als laatste benoem ik de ‘overige kosten’. Als belangrijkste staan hierbij kantoorkosten en onvoorzien. Met een percentage van 5% per post zit je vaak wel goed. Onder deze kosten reken je bijvoorbeeld reiskosten, of een vergoeding van alles wat je op je werkplaats gebruikt (telefonie, papier, enz.).

Begroting: bondig en gestructureerd

Fondsen verwachten een overzichtelijke structuur van je begroting. Ze willen makkelijk kunnen zien wat jij besteedt aan organisatiekosten, aan pr en marketing en het belangrijkste: je hoofdactiviteit. Je maakt het makkelijk voor ze om gelijk de percentages op te nemen.

Sommige fondsen hebben een standaard begroting die ze verwachten. Het Fonds voor Podiumkunsten, VSB Fonds en Fonds 21 hebben bijvoorbeeld in samenwerking een format voor de podiumkunsten opgesteld. Een belangrijk verschil met mijn voorbeeld begroting, is dat ze je hoofdactiviteit opgedeeld willen zien in voorbereidings- en uitvoeringskosten. Het gebruik is niet verplicht, maar wel aanbevolen.

Eigenlijk moet je streven naar een begroting die op één, maximaal twee A4 past. Zit je er overheen? Dan ga je waarschijnlijk teveel in op details. Kijk dan nog eens kritisch: welke posten kan je samenvoegen? Hiermee maak je het voor jezelf ook makkelijker tijdens de eindverantwoording. Fondsen verwachten dan een zelfde soort specificatie.

Toelichting

Praktisch elk fonds verwacht een toelichting. Dat kan op twee manieren: de eerste is een geschreven tekst. Dan ga je in op bepaalde keuzes die gemaakt zijn, bijvoorbeeld de onderverdeling van de activiteiten, de kapitalisatie van vrijwilligers of hoe de planning in verband staat met de begroting.

De tweede vorm verwerk je in de begroting. In mijn voorbeeldbegroting zie je dat ik in de meest linkse kolom alleen de taken heb benoemd. In de meest rechtse kolom benoem ik kort opmerkingen of een uitleg. Daarin kan je de naam noemen van degene die de taak gaat uitvoeren. Zo kan je voor jezelf goed nagaan of je met alles rekening hebt gehouden. Is het duidelijk wie welke taak heeft? Zijn taken nog onvervuld? Ook voor het fonds is dit fijn om te zien. Hierbij komt ook weer om de hoek kijken dat je bepaalde vrijwilligers wel in je begroting opneemt. Als er geen projectleider in je begroting staat, hoe kan je dan duidelijk maken dat die rol wel degelijk vervult wordt?

Fondsen willen graag zo veel mogelijk weten wie wat gaat doen. Vooral bij bepalende rollen is dat belangrijk, zoals bijvoorbeeld de projectleider of artistiek leider. Hetzelfde geldt voor de materieel investeringen. Je mag prima één pot ‘materiaal’ bij je tijdelijke tentoonstelling opnemen, maar noem bij de opmerkingen kort wat je daarmee bedoelt. Zorg ervoor dat je lezer een beeld kan vormen bij het lezen van je cijfers.

Sommige fondsen hebben specifieke voorwaarden. Bijvoorbeeld dat de pot onvoorzien niet meer dan 5% mag zijn, of dat ze juist wel of niet investeren in materiaal. Lees de voorwaarden van een regeling dus goed door.

Tot slot

De voorbeeldbegroting die je kan downloaden gebruik ik voor bijna elk project. Hij is makkelijk in gebruik en overzichtelijk. Bovendien is deze voor veel verschillende type projecten te gebruiken. Voel je vrij om dit voorbeeld te gebruiken.

Kan je wel wat hulp gebruiken? Neem dan contact op.