Cultureel projectplan: van A tot Z – met gratis format!

Voor de start van elk project heb je een uitgewerkt plan nodig om voor de organisatie, je team en jezelf duidelijk in kaart te brengen wat je wilt bereiken, waarom en hoe. Je slaat twee vliegen in één klap als je dit projectplan gelijk schrijft voor de aanvraag van subsidie(s). Voor mijn klanten heb ik  een standaard format opgesteld. In deze kennisblog deel ik hem met jou.

Het format gebruik ik om informatie van mijn klanten te structuren en het plan zo goed mogelijk te laten aansluiten op de meest veelvoorkomende vragen van fondsen. Uiteraard is het format niet ‘dwingend’. Per situatie kies je wat de meest logische volgorde is en wat lekker leest.

In deze kennisblog benoem ik van de belangrijkste onderdelen het doel van de tekst wanneer je het plan gebruikt voor fondsenwerving. Het bijbehorende format kan je (gratis!) downloaden via de knop.

Inleiding: de introductie en situatieschets

Dit is de start van je tekst! Probeer te bedenken wat een beoordelaar allemaal weet van jouw organisatie en jouw lokale culturele sector. Grote kans dat iemand niet alles precies weet. Neem de lezer dus mee in jouw verhaal en situatie.

Hoe zou je jouw organisatie introduceren als de persoon voor je stond? Misschien vertel je vol trots over de activiteiten die je het afgelopen jaar gerealiseerd hebt. Of over de vrijwilligers die elke week weer ervoor zorgen dat jouw organisatie publiek kan ontvangen. Of misschien over die bijzondere samenwerking met een belangrijke partner. Welk verhaal je ook kiest, de invalshoek is hetzelfde: met passie een verhaal neerzetten en je organisatie ‘een smoel geven’. De ‘droge’ statutaire missie komt elders in het plan wel aan bod.

Zorg voor context

In de introductie weid ik ook altijd uit over de context. Dat kan bestaan uit de aanleiding, een lokale situatieschets en de behoefte van een doelgroep. Voor jou is het misschien heel logisch dat een bepaald project belangrijk is, bijvoorbeeld omdat jouw gemeente al jaren worstelt met een bepaalde wijk. Of omdat jouw organisatie de enige in de regio is die een bepaalde kunstdiscipline voor z’n rekening neemt. Maar de lezer weet waarschijnlijk helemaal niet wat de context in een kleine gemeente is.

Alleen zeggen dat iets belangrijk is, is niet genoeg. Maak daarom duidelijk wat de achtergrond van jouw project is met concrete bewijzen. Noem de uitslagen van een enquête, laat iemand uit de doelgroep aan het woord, citeer uit het beleid van je gemeente of bewijs de uniciteit van jouw collectie of kunstdiscipline.

 

Doelstellingen: wat wil je bereiken?

Een apart hoofdstuk besteed ik aan de doelstellingen en resultaten. In deze blog heb ik daar meer over geschreven.

In dit hoofdstuk laat je zien dat je (meetbare) doelstellingen voor ogen hebt op de korte, maar ook op de lange termijn. Die kunnen gaan over je inhoudelijke/artistieke doelen, maar ook je maatschappelijke en organisatorische doelen. In dit hoofdstuk omschrijf je ook je doelgroep, waarmee je laat zien dat je je verdiept hebt in hun wensen en behoeftes.

SMART formuleren

Bij het omschrijven van de resultaten is het belangrijk deze SMART te formuleren. Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden dus. Wat zijn de meetbare uitkomsten van je project? Zorg hierbij dat de resultaten overeenkomen met je doelen en wees niet bang om een droge opsomming te maken. Hoe concreter, hoe beter in dit hoofdstuk.

Het grotere geheel

Als laatste sta je stil bij het vervolg of de lange termijnimpact van je doelen en resultaten. Hap-snap-projecten zijn er genoeg. Maar hoe past dit ‘puzzelstukje’ in het grotere geheel? Hoe draagt het bij aan je visie voor over een aantal jaren?

 

Activiteiten: visualiseren wat er komt

Dan komt misschien wel het belangrijkste hoofdstuk: je activiteiten. Hierin omschrijf je gedetailleerd wat je precies gaat neerzetten. De lezer moet zich kunnen voorstellen wat er gaat gebeuren, wat voor soort tentoonstelling, theaterstuk of concert gerealiseerd wordt. Diegene moet eigenlijk nu al zin hebben om daarheen te gaan. Vaak is er sprake van een hoofd- en randprogramma. Deel dat ook zo in. Op die manier laat je zien wat het belangrijkste is.

 

De capabele organisatie

In dit hoofdstuk vertel je over de organisatie. Hier bewijs je dat jouw organisatie het project aankan.  Begin bij jezelf: wat is je (statutaire) missie, de ambitie of visie uit je beleidsplan. Je kan hierbij ook noemen dat je een (culturele) ANBI hebt. Vervolgens kan je uitweiden over de bestuursleden (geef aan waarom zij zo geschikt zijn, bijvoorbeeld door hun inhoudelijke kennis, netwerk of onderscheidende visie). Ook geef ik vaak ruimte aan vrijwilligers, als deze er zijn. Zij geven extra maatschappelijke relevantie en draagvlak aan jouw organisatie. Ook kan je partners benoemen met wie jouw organisatie standaard samenwerkt.

Vervolgens omschrijf je het projectteam en de partners. Vertel wie de teamleden zijn, welke rolverdeling ze hebben en geef kort aan waarom zij geschikt zijn. Je projectpartners zijn vaak belangrijk om aan te tonen dat je project haalbaar is.

Garantie van kwaliteit

Het hoofdstuk ‘projectbeheersing’ kan veel vormen aannemen. Voor een klein project is het omschrijven van hoe je inhoudelijke kwaliteit garandeert misschien niet nodig. Als je een uitgebreide begroting met toelichting en PR-plan als bijlage toevoegt, hoeft dat hier misschien niet meer genoemd te worden. Wat wel altijd belangrijk is, is aangeven hoe je de monitoring en evaluatie doet. Een fonds wil bijna altijd wel een verslag, en hiermee bedenk je van te voren wat daarin komt te staan.

 

Alles op een rij

Benieuwd naar meer tips? Op mijn kennisbank vind je praktische templates en interessante achtergrondinformatie. Weten hoe ik je kan helpen om voor jouw organisatie een onweerstaanbaar projectplan te maken? Neem contact op.

Nieuwsgierig geworden?

Wat ik doe

Ik help culturele, maatschappelijke en educatieve organisaties om van hun idee een haalbaar en
realistisch projectplan te maken, inclusief planning, begroting en subsidie-aanvragen.

Subsidie-adviseur culturele sector
Subsidie aanvragen culturele projecten
Cultureel fondsenwerver
Subsidiemogelijkheden cultuur

Mare Kiers

Planontwikkeling Fondsenwerving

Groningen
E: mare@marekiers.nl
T: 06 18 43 85 41

© 2020 Mare Kiers Planontwikkeling & Fondsenwerving voor culturele projecten