Subsidie aanvragen in coronatijd

Inmiddels heeft Corona al een flinke periode invloed op onze levens. In de culturele sector merk je dat op verschillende manieren. Tijdens de eerste golf moesten organisaties projecten halsoverkop aanpassen en vervolgens moesten veel evenementen geannuleerd worden.

Er lijkt nu langzaam verandering te komen. Organisaties hebben meer tijd om na te denken over zaken die al tijden ‘op de plank’ liggen. Bovendien is er onverminderd een grote behoefte aan culturele activiteiten, corona of niet. Het kan alleen niet op de traditionele manier. Organisaties komen dus nog steeds bij mij met hun ideeën voor projecten.

Wat opvalt: er is veel onzekerheid. Want hoe ga je nu om met het risico dat corona meebrengt? Op den duur moeten facturen van mensen en materialen immers betaald worden. Wat als je project op het laatste moment toch niet gerealiseerd kan worden? Hoe reageren fondsen dan op jouw aanvraag?

Waarom schrijf je een projectplan?

Terug naar de basis: een projectplan schrijf je in eerste instantie niet voor een aanvraag, maar voor jezelf. Dat schreef ik hier eerder al: “Voor de start van elk project heb je een uitgewerkt plan nodig om voor de organisatie, je team en jezelf duidelijk in kaart te brengen wat je wilt bereiken, waarom en hoe. Je slaat twee vliegen in één klap als je dit projectplan gelijk schrijft voor de aanvraag van subsidie(s).” In deze blog vind je ook de omschrijving van wat er in je projectplan moet staan en een gratis download van mijn format.

In jouw projectplan houd je standaard rekening met risico’s en vertel je hoe je daarmee omgaat. Dat staat bijvoorbeeld in jouw planning, waarin je een moment prikt waarop de financiering duidelijk moet zijn. Of in de toelichting op jouw begroting, waarin je uitlegt wat je doet als er minder inkomsten gerealiseerd worden. En in jouw projectbeheersing, waarin je vertelt hoe je de artistieke kwaliteit garandeert.

Een zorgvuldig opgesteld projectplan geeft handvatten voor eventuele ongewilde keuzes. Je hebt immers duidelijk opgeschreven wat jouw doelen zijn. Wanneer je plotseling je activiteit anders moet vormgeven (door bijvoorbeeld corona), heb jij alsnog jouw meetlat. Bereik jij jouw doelen in een andere vorm nog steeds?

‘Coronatoevoegingen’ aan je projectplan

Vanwege Corona is de kans een stuk groter dat jij jouw project anders moet vormgeven dan je eigenlijk zou willen. Corona is niet zomaar voorbij en het verloop is ook allerminst duidelijk: is er over een half jaar weer een flinke golf of hebben we dan een vaccin?

Vraag jezelf af welke regels dan kunnen gelden en wat het sentiment onder jouw doelgroep kan zijn. In jouw projectplan bedenk je van tevoren hoe je reageert op verschillende situaties en welke financiële en artistieke consequenties daaraan verbonden zijn.

Hierdoor maak je voor jezelf, jouw organisatie en fondsenverstrekkers duidelijk wat ze kunnen verwachten in welke omstandigheden. Fondsen zullen dat waarderen. Je hebt immers een realistische blik en fondsen weten waar hun geld naar toegaat als het anders loopt. Je presenteert een haalbaar(der) project met duidelijk omschreven beoogde doelen en resultaten.

Scenario’s uitwerken

Daarom raad ik aan om drie scenario’s uit te werken: totale lockdown, beperkte toegankelijkheid en volledige toegankelijkheid. Bij alle drie werk je uit welke keuzes je maakt en waarom.

Voorbeeld: Een erfgoedorganisatie wil in 2021 een concertreeks organiseren in een kerk. Het bijzondere van deze concerten is dat muziek en locatie uit dezelfde periode komen: Barok (zeventiende eeuw, denk aan Bach). Plan A en B gaan allebei uit van een fysieke voorstelling. Afhankelijk van het op dat moment geldende maximum aantal toegestane bezoekers in de ruimte wordt een aantal concerten geprogrammeerd. Plan C is voor een totale lockdown. Dan wordt een digitale mini-docu gemaakt, waarbij meteen de voordelen van deze presentatievorm aangegrepen worden: de kijker krijgt een intiemer perspectief en met meer context dan live mogelijk zou zijn.

Toelichting begroting

Zowel corona als de verschillende scenario’s hebben invloed op jouw begroting. Minder publiek is minder publieksinkomsten. Ook in je toelichting op je begroting moet je hier dus op ingaan. In het geval van de concertreeks kan je bijvoorbeeld een minimaal aantal benodigde betalende bezoekers uitrekenen. Dan weet je of het concert door kan gaan bij een beperkte toegankelijkheid. Ook kan je alvast aangeven op welke posten je van plan bent te besparen. Misschien een minder uitgebreid decor? Meer vrijwilligers in plaats van professionals? Een kleinere marketingcampagne?

Wees transparant, duidelijk en oplossingsgericht in je projectplan en bijbehorende documenten. Zo neem je de fondsenverstrekker aan de hand en dit vergroot de kans dat ze, in coronatijd, ja zeggen tegen jouw project.

Neem contact op met mij om te kijken of ik je verder kan helpen met deze vraagstukken.